Een vergaderlocatie Rotterdam, ik moest er ineens aan denken toen we een landelijk overleg wilden plannen voor ons bedrijf. Ik moest dat regelen en ik had de vrije hand mits de kosten een beetje te overzien bleven. In gedachten ging ik verschillende steden langs. Elke stad heeft natuurlijk zo zijn voordelen en nadelen. Ik weet niet precies waarom ik bij Rotterdam bleef hangen. De centrale ligging, dicht bij andere grote steden zal zeker geholpen hebben. De reputatie van de stad als echt handelscentrum waar veel grote bedrijven zitten ook. Een vergaderlocatie Rotterdam is goed bereikbaar want er zijn diverse grote snelwegen die de stad aandoen om het over het aanbod van het openbaar vervoer nog maar niet te hebben. Ik kon eigenlijk weinig redenen bedenken om niet in Rotterdam bij elkaar te komen. Dus ik ging opzoek naar een geschikte locatie in deze havenstad.
De eisen aan een locatie
In welke stad je verkozen vergaderlocatie ook ligt, uit ervaring weet ik inmiddels dat een vergaderlocatie aan diverse eisen moet voldoen. Dat was niet anders voor onze vergaderlocatie Rotterdam. Het ligt misschien erg voor de hand, maar een vergaderlocatie moet een aangename temperatuur hebben. Dus iets wat je zelf kan regelen is erg prettig. Ik heb helaas vaak meegemaakt dat ik in een te koude, te warme of een te benauwde ruimte mensen moest motiveren. Temperatuur beïnvloedt de productiviteit. Dat geldt ook voor de persoonlijke ruimte die deelnemers ervaren. Als mensen te dicht op elkaar zitten, zijn ze alleen maar bezig met de aanwezigheid van een buurman of buurvrouw die in de persoonlijke ruimte komt. En dat is nog los van het feit dat je niet kan werken als iemand te dicht op je zit omdat je de ander steeds aanstoot. De kleurstelling van een locatie is belangrijk. Zorg voor warme en uitnodigende kleuren in de ruimte. Er moet uiteraard voldoende licht zijn, het liefst daglicht. Dit alles zal de sfeer positief bevorderen.
Vergaderlocatie Rotterdam: mooie plek
Zorg natuurlijk voor een goede catering. Goed gevoede mensen produceren meer. het is ook belangrijk dat deelnemers regelmatig een glaasje water of wat koffie kunnen drinken. Heb je nog ruimtes nodig om in groepjes te brainstormen, regel dat dan ook. Voor die ruimtes gelden dezelfde eisen als voor je centrale vergaderlocatie. Overleg dus goed met de aanbieder. Ik had een prachtige vergaderlocatie Rotterdam en we hadden een geslaagde dag mede dankzij de mooie ruimte. Onderschat de invloed daarvan niet!
